Privacyverklaring

Regionaal Landschap Westhoek vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en uw privacy.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Regionaal Landschap Westhoek vzw houdt zich eraan om de bepalingen van de Europese Verordening 2016/679 betreffende de bescherming van de natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens na te leven.

Dit brengt met zich mee dat wij:

•         Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Dit gebeurt telkens op basis van een expliciete instemming, de noodzaak om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, de noodzaak voor een goede uitvoering van een overeenkomst of in het kader van een gerechtvaardigd belang. Met ‘gegevensverwerking’ bedoelen we elke mogelijke bewerking die op deze persoonsgegevens wordt uitgevoerd, zoals verzamelen, gebruiken, beheren of meedelen.
•         De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
•         Uw gegevens enkel verzamelen voor welbepaalde, uitdrukkelijke omschreven en rechtvaardige doeleinden en deze gegevens niet langer bewaren dan strikt nodig;
•         Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
•         Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
•         Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren;
•         U het recht geven om onder bepaalde voorwaarden inzage te krijgen in de persoonsgegevens, ze te laten corrigeren indien nodig, ze te laten wissen of de verwerking ervan te beperken.

Onze organisatie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Regionaal Landschap Westhoek vzw
Iepersteenweg 56
8600 DIKSMUIDE
info@rlijp.be
GDPR verantwoordelijke: Dirk Cuvelier en Henk Schaut, coördinatoren Regionaal Landschap Westhoek vzw

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Regionaal Landschap Westhoek vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

•         In het kader van een met u gesloten overeenkomst van opdrachten (landschapsplan, landschapsbedrijfsplan, aanleg poel, gemeentelijke project, opdracht binnen Europees project en andere projecten, …);
•         Het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige verrichtingen, verzekeringen;
•         Het bekomen van subsidiëring door verschillende overheden, Europese projecten en andere instanties;
•         Om telefonisch contact met u te kunnen nemen als u daar om verzoekt, en/of om u schriftelijk (per mail of per post) te kunnen benaderen indien we u telefonisch niet kunnen bereiken;
•         Om te kunnen deelnemen aan onze activiteiten;
•         Voor het versturen van uitnodigingen en nieuwsbrieven.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

•         Contactgegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mail;
•         Persoonlijke identificatiegegevens: landbouwer of particulier, BTW nummer, ondernemingsnummer;
•         Financiële gegevens: bankrekeningnummer.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben gekregen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden:

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

•         Boekhouding en boekhoudkundige verrichtingen, verzekeringen  (externe boekhouder, bank, verzekeringsmakelaar);
•         Het uitvoeren van landschapsplannen, landschapsbedrijfsplannen, graven en ruimen van poelen, uitvoeren van opdrachten i.k.v. gemeentelijke projecten, Europese projecten, andere projecten;
•         Het bekomen van subsidies;
•         Het verzorgen van de internetomgeving (webhosting);
•         Het verzorgen van de website;
•         Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk,…);
•         Het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven, uitnodigingen, sociale media.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder geven wij nooit persoonsgegevens door aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Beeldmateriaal

Tijdens onze activiteiten en andere gelegenheden worden foto’s en films genomen. Onze medewerkers doen dit zelf, of we maken hiervoor gebruik van professionele fotografen. Deze foto's en films gebruiken wij om onze werking meer bekend te maken o.a. via publicaties op de website, op sociale media, in de landschapskrant, voor rapportage en opmaak van het jaarverslag.  Je kan je hiertegen steeds kosteloos verzetten.
Onze medewerkers hebben toegang tot de mediadatabank en kunnen het materiaal gebruiken in het kader van hun opdrachten.
Voor foto- en beeldmateriaal kan je op het moment zelf de organisator of de fotograaf aanspreken en kenbaar maken dat je niet wilt gefotografeerd  of gefilmd worden. Wanneer een foto of film wordt gepubliceerd waarop je herkenbaar in beeld komt en je wilt deze publicatie ongedaan maken, dan volstaat het om jouw vraag per e-mail te richten aan info@rlijp.be. Vergeet niet te vermelden over welke foto of film het gaat en waar je die gezien hebt. Het kan zijn dat we hiervoor bijkomende informatie opvragen om na te gaan of jouw vraag rechtmatig is.

Bewaartermijn

Regionaal Landschap Westhoek vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Wij hanteren de wettelijke bewaartermijnen voor de boekhouding (15 jaar), Europese Projecten, bekomen van subsidies, … (30 jaar), Landschapsobservatorium (30 jaar).

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Onze medewerkers en verwerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van de persoonsgegevens. Wij nemen ook de nodige security instellingen op het netwerk (gebruikersnaam en wachtwoorden, software up-to-date houden, het nemen van back-up,…).

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Dat kan door een geschreven, gedateerde en getekende aanvraag inclusief bewijs van uw identiteit te versturen naar Regionaal Landschap Westhoek vzw, Iepersteenweg 56, 8600 Diksmuide of via info@rlijp.be<mailto:info@rlijp.be>. Wettelijke bewaartermijnen krijgen voorrang op de GDPR (General Data Protection Regulation).

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van de privacybescherming.

Wijziging Privacy statement

Regionaal Landschap Westhoek vzw kan zijn privacy statement ten alle tijde wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 14 mei 2018.